Thủ tục thành lập công ty mới Quy trình cập nhật 2026

Thủ tục thành lập công ty được hiểu là trình tự các bước pháp lý mà cá nhân hoặc tổ chức phải thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp giấy phép hoạt động. Đây là cột mốc quan trọng đánh dấu sự ra đời của một thực thể kinh doanh có tư cách pháp nhân, được pháp luật bảo vệ và thừa nhận quyền kinh doanh.

Trong bài viết này, Tuệ Tâm Pháp sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về các điều kiện, thành phần hồ sơ và quy trình thực hiện để việc thực hiện thủ tục thành lập công ty trở nên thuận lợi hơn.

Điều kiện cần chuẩn bị trước khi thực hiện thủ tục thành lập công ty

Trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ, bạn cần xem xét các yếu tố nền tảng để đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ giai đoạn này giúp hạn chế việc hồ sơ bị trả lại hoặc gặp vướng mắc về sau.

Quy định về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, hầu hết cá nhân và tổ chức đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số đối tượng bị cấm như:

• Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội và công an nhân dân.
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù.
• Người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.

Cách đặt tên công ty không trùng lặp và đúng quy định

Tên doanh nghiệp thường bao gồm hai thành phần: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Bạn cần tra cứu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị đã đăng ký trước đó.

Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp:

1. Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.
2. Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan đó.
3. Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Bạn xem chi tiết tại bài viết: Cách đặt tên công ty, Doanh nghiệp Hay & Đúng quy định

Lựa chọn trụ sở giao dịch và địa chỉ kinh doanh hợp pháp

Địa chỉ trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có thông tin rõ ràng về số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn. Một lưu ý quan trọng là bạn không được sử dụng địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở làm trụ sở công ty. Nếu địa chỉ đặt tại tòa nhà hỗn hợp, bạn cần cung cấp tài liệu chứng minh phần diện tích đó có chức năng dùng làm văn phòng.

Bạn xem chi tiết hơn tại bài viết: Quy định về địa chỉ công ty (trụ sở doanh nghiệp) Cập nhật mới 2026

Xác định ngành nghề kinh doanh và vốn điều lệ

Bạn cần áp mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được hoạt động khi đáp ứng đủ các yêu cầu về chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con.

Về vốn điều lệ, pháp luật hiện hành không quy định mức vốn tối thiểu cho các ngành nghề thông thường. Tuy nhiên, số vốn này ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế môn bài mà bạn phải nộp hàng năm và thể hiện năng lực tài chính của bạn trước đối tác.

Thành phần hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập công ty mới nhất

Hồ sơ là yếu tố quyết định việc bạn có được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay không. Tùy vào loại hình công ty TNHH một thành viên, hai thành viên trở lên hay công ty cổ phần mà các văn bản có sự khác biệt nhất định.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Đây là văn bản quan trọng nhất, chứa các thông tin tổng quát về tên công ty, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật. Bạn cần sử dụng mẫu chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

Điều lệ công ty và danh sách thành viên hoặc cổ đông

Điều lệ được xem là “bản hiến pháp” nội bộ của doanh nghiệp, quy định cách thức vận hành, quyền và nghĩa vụ của các thành viên. Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần) cần thể hiện rõ tỷ lệ góp vốn và chữ ký xác nhận của từng người.

Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân và tổ chức

Các giấy tờ này thường bao gồm:

• Bản sao công chứng CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các thành viên góp vốn và người đại diện pháp luật.
• Nếu thành viên góp vốn là tổ chức, cần có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và văn bản ủy quyền cho người quản lý phần vốn góp.

Quy trình 04 bước thực hiện thủ tục thành lập công ty tại cơ quan chức năng

Hiện nay, hầu hết các địa phương đã chuyển sang hình thức nộp hồ sơ trực tuyến để giảm thiểu thời gian đi lại cho người dân.

Bước 1: Soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý

Bạn cần rà soát kỹ các thông tin để đảm bảo tính thống nhất giữa giấy đề nghị, điều lệ và các bản sao giấy tờ định danh. Sự sai lệch dù nhỏ về địa chỉ hay số định danh cá nhân cũng có khả năng khiến hồ sơ bị từ chối.

Bước 2: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Việc nộp hồ sơ được thực hiện qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Đồng thời, bạn cần nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định để thông tin công ty được hiển thị công khai trên hệ thống.

Bước 3: Theo dõi phản hồi và nhận kết quả từ Phòng Đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan chức năng sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Khắc dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu

Sau khi có mã số doanh nghiệp, bạn có quyền tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Mặc dù Luật Doanh nghiệp hiện nay không bắt buộc phải thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng bạn vẫn cần đảm bảo tính quản lý chặt chẽ trong nội bộ để tránh các rủi ro về giả mạo văn bản.

Những đầu việc bắt buộc phải làm ngay sau khi có giấy phép kinh doanh

Nhận được giấy chứng nhận kinh doanh mới chỉ là bước khởi đầu. Để tránh bị xử phạt hành chính do chậm trễ về nghĩa vụ thuế, bạn cần hoàn thiện các công việc sau:

1. Treo biển hiệu: Biển hiệu công ty phải được đặt tại trụ sở chính với các thông tin về tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.
2. Mua chữ ký số (Token): Đây là thiết bị bắt buộc để bạn thực hiện kê khai thuế, nộp tiền thuế và ký các hóa đơn điện tử.
3. Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp cần mở tài khoản đứng tên công ty để thực hiện các giao dịch thanh toán trên 20 triệu đồng (để được khấu trừ thuế) và thông báo với cơ quan thuế.
4. Khai thuế ban đầu và nộp lệ phí môn bài: Thời hạn nộp tờ khai và lệ phí môn bài thường là ngày cuối cùng của tháng nhận giấy phép (nếu đã hoạt động) hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận giấy phép.

Dịch vụ hỗ trợ thủ tục thành lập công ty chuyên nghiệp tại Tuệ Tâm Pháp

Việc tự mình thực hiện các thủ tục hành chính đôi khi gây tốn kém thời gian và dễ dẫn đến sai sót do không am hiểu hết các quy định pháp luật thay đổi liên tục. Tuệ Tâm Pháp cung cấp giải pháp hỗ trợ toàn diện để giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc phát triển kinh doanh.

Tại sao nên lựa chọn đội ngũ luật sư tại Tuệ Tâm Pháp

Đội ngũ nhân sự và dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại Tuệ Tâm Pháp có kinh nghiệm xử lý hàng nghìn hồ sơ trong nhiều lĩnh vực khác nhau. chúng tôi không chỉ thay bạn thực hiện các thủ tục hành chính mà còn tư vấn chuyên sâu về các vấn đề như:

• Cách phân chia tỷ lệ vốn để bảo đảm quyền kiểm soát doanh nghiệp.
• Tư vấn các mã ngành nghề phù hợp để hưởng ưu đãi đầu tư.
• Cảnh báo các rủi ro pháp lý thường gặp trong quản trị nội bộ.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ pháp lý trọn gói

Khi đồng hành cùng chúng tôi, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ từ lúc bắt đầu ý tưởng cho đến khi công ty đi vào vận hành ổn định. Dịch vụ trọn gói giúp bạn tối ưu hóa chi phí, đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng và chính xác. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc bỏ sót các nghĩa vụ thuế ban đầu hay các báo cáo định kỳ theo quy định.

Kết luận

Quá trình hoàn thiện thủ tục thành lập công ty đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết nhất định về pháp luật doanh nghiệp. Việc xây dựng một nền tảng pháp lý vững chắc ngay từ đầu không chỉ giúp bạn tránh được những rắc rối về xử phạt hành chính mà còn tạo dựng niềm tin với các đối tác và khách hàng.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo hồ sơ hoặc cần tư vấn về loại hình doanh nghiệp phù hợp, hãy liên hệ với Công ty luật Tuệ Tâm Pháp. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục pháp lý một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập công ty

Cần bao nhiêu vốn tối thiểu để thành lập công ty?

Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu đối với các ngành nghề kinh doanh thông thường. Tuy nhiên, mức vốn nên phù hợp với thực tế hoạt động và khả năng tài chính của bạn.

Thời gian hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh mất bao lâu?

Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Có bắt buộc phải có kế toán khi mới thành lập công ty không?

Doanh nghiệp phải có bộ phận kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán để thực hiện việc ghi chép sổ sách và báo cáo thuế định kỳ theo Luật Kế toán.

Hộ khẩu tỉnh có thành lập công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh được không?

Bạn hoàn toàn có quyền thành lập doanh nghiệp tại bất kỳ tỉnh thành nào trên lãnh thổ Việt Nam mà không phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.